Det är inte ovanligt att en snabb kaffepaus på kontoret förvandlas till en halvtimme utanför skrivbordet. Du kanske har lämnat din dator olåst, papper på skrivbordet, klienthandlingar i öppen dager och inte tänkt på något annat.
Denna enorma säkerhetsbrist kan dock utgöra ett allvarligt hot mot din organisations säkerhet. Eftersom attackerna mot företag har fördubblats på bara fem år kan organisationer inte längre vara självbelåtna när det gäller dataskydd.
Att ha ett rent skrivbord och en ren skärm på jobbet är ofta ett av de mest förbisedda områdena när det gäller datasäkerhet på arbetsplatsen. Utan lämpliga försiktighetsåtgärder kan information och tillgångar på ett skrivbord lätt komma åt och tas av en obehörig person.
Det är lätt att tro att den information vi har på våra skrivbord inte har något värde, men lösenord som klottras på klisterlappar, inloggningsuppgifter som lämnas i anteckningsblock och viktig kundinformation som förvaras i en olåst låda kan alla vara extremt värdefulla för en brottsling.
Till och med grundläggande information som de anställdas namn och telefonnummer kan användas för att noggrant utforma en social ingenjörsattack.
Risken för stöld eller säkerhetsöverträdelser ökar när konfidentiell information är synlig, oavsett om den finns på en skärm som har lämnats inloggad eller på papper som lämnats på ett skrivbord.
ICO konstaterade att förlust och stöld av papper stod för nästan 14 % av datasäkerhetsincidenterna 2017, och forskning från Shred-it visade att en av fyra (27 %) anställda erkänner att de lämnar arbetsdokument eller anteckningsböcker på skrivbordet, medan en av sex (16 %) lämnar datorn på och olåst när de lämnar jobbet för dagen.
Det är viktigt att komma ihåg att alla dessa brister i säkerheten klassas som dataintrång, precis som incidenter som orsakas av cyberattacker, och enligt GDPR är organisationer lika ansvariga.
Att ha ett rent skrivbord och en ren skärm på jobbet är viktigt för att förebygga informationsstöld och dataintrång. Det minskar risken för att känslig information ses eller tas av någon som inte har tillstånd, oavsett om det är en annan anställd eller en besökare på kontoret.
Det finns många fördelar med att ha ett rent skrivbord och en ren skärm på arbetsplatsen:
- Förbättrad datasäkerhet
- Förhindrar obehörig åtkomst.
- Efterlevnad av bestämmelser
- Skapa en säkerhetskultur
- Förbättrar produktiviteten och effektiviteten
- Skapa en positiv bild av företaget för besökarna
Information är en tillgång, och precis som alla andra affärstillgångar är den värdefull och måste skyddas. Varje anställd spelar en viktig roll när det gäller att skydda företagets informationssäkerhet, och genom att hålla skrivbordet och skärmen fria kan man se till att arbetsplatsen förblir säker och trygg.
För att minska risken för att information hamnar i fel händer bör de anställda följa nedanstående riktlinjer:
- Alla dokument återförs till lämpliga arkiveringssystem eller förvaringsenheter.
- Nyligen skapade dokument arkiveras korrekt
- Känsliga dokument avlägsnas från skrivare och kopieringsmaskiner för arkivering eller bortskaffande.
- Konfidentiell, begränsad eller känslig information ska tas bort från skrivbordet och låsas in i en låda.
- Oönskade kopior av dokument tas bort på rätt sätt.
- Alla flyttbara datamedia arkiveras.
- Arkivsystem, skrivbord och skåp är låsta och nycklarna förvaras på rätt plats.
- Lösenord lämnas inte på klisterlappar eller skrivs ner på en lättåtkomlig plats.
- Skärmsläckare är skyddade med ett lösenord
- Datorsystemen loggas ut och, i förekommande fall, stängs ned.
- Bärbara datorer eller surfplattor som lämnas på kontoret tas bort från skrivbordet och låses in.
- Whiteboards som innehåller begränsad och/eller känslig information bör raderas.
MetaCompliances produktsortiment har skapats för att möta behoven hos företag som verkar i ett ständigt föränderligt cybersäkerhetslandskap. Kontakta oss för mer information om hur vi kan hjälpa till att förbättra medvetenheten om cybersäkerhet inom din organisation.
